Microsoft Word és una de les eines més utilitzades als ordinadors pel fet que no només serveix per redactar documents, sinó que també es poden crear amb ells moltes més coses, com ara PDFs. No obstant, una altra de les utilitats que té és el fet de crear organigrames de manera senzilla.
Aquests grà fics us permeten representar l'estructura d'una empresa, una jerarquia dins d'un projecte o qualsevol necessitat que tingueu en què s'estableixi una relació de poder o subordinació entre diversos nivells. Però com es fa? T'ho expliquem pas a pas perquè no tinguis problema (tot i que tingues en compte que cada versió del Word pot tenir diferències).
Què és un organigrama i per a què serveix
Abans de donar-te les instruccions per crear un organigrama al Word cal que entenguis què és un organigrama. Es tracta d‟una representació visual d‟una estructura organitzativa o jerà rquica d‟un grup, empresa, projecte, etc.
Per exemple, imagina't una classe. Aquesta està conformada per nens, però n'hi ha un que té el cà rrec de delegat de classe, i un segon o segona que té el de subdelegat.
Un organigrama reflectiria el delegat al primer nivell. Al subdelegat al segon nivell i tots els altres alumnes anirien al tercer i últim nivell.
Els usos que es donen a un organigrama són variats, tot i que el principal acostuma a estar relacionat amb la representació de la jerarquia d'una empresa. Tot i aixÃ, aquesta mateixa es pot reflectir també en un equip de treball, en un projecte, etc.
Com crear organigrames a Word pas a pas
Si tens el programa Word és més que probable que sà pigues utilitzar-lo. No obstant, potser mai no t'has fixat en la possibilitat que et dóna per crear organigrames. Si és aixÃ, un cop tingueu el programa obert amb un document nou, heu de portar el cursor a la pestanya inserir que trobeu a la barra d'eines. Veureu que se us obre un menú i aquà heu de buscar i clicar a «SmartArt» . Aquesta eina és la que et permetrà inserir diagrames i grà fics organitzacionals.
En aquesta pestanya també podràs veure la categoria «Jerarquia» que és la que identifica quan vols crear un grà fic relacionat amb un ordre de poder o de funcions. Has d'escollir el disseny que s'adapti millor i, un cop el tinguis, dóna-li a acceptar.
Ara tindràs un organigrama, però encara no és complet. Per fer-ho, tocarà afegir i editar els elements. És a dir, afegir més nivells o requadres als diferents nivells.
Si el que vols és editar els existents, només has de clicar sobre cadascun i escriure la informació que vols posar-hi. En canvi, si el que vols és afegir més nivells, el millor és seleccionar un quadre i anar a les opcions de disseny dins les eines de SmartArt. Aquà tindràs afegir forma, que afegeix nous quadres; pujar o baixar, per canviar aquest quadre a un nivell superior o inferior; i disseny que modifica l'estructura general de l'organigrama.
Per acabar, tens la pestanya format, que et permetrà canviar els colors, vores i estils dels quadres. Això et donarà molt de joc perquè ho pots fer més visual perquè, d'una simple ullada, s'entengui l'ordre de les persones que conformen el projecte que tens entre mans. Això sÃ, compte amb recarregar-lo o utilitzar colors forts, perquè això pot impedir que es llegeixi bé o, a l'hora d'imprimir-lo, que no quedi amb el resultat que esperes. Un cop l'hagis acabat, només haurà s de desar el document.
T'aconsellem que el guardis tant en format de Word com en PDF o en un de similar. D'aquesta manera pots tenir-ne una còpia en cas que hagis d'editar-lo sense haver de fer-ho novament.
Al principi pot ser una mica complicat, sobretot afegir-hi els nivells i que els quadres siguin similars. Però tingues en compte que també podries fer servir les dreceres de copiar i enganxar per duplicar els quadres que hagis ja fet.
Per què crear organigrames a Word
Ara que tens els passos, és hora que practiquis fins aconseguir el resultat que esperes. Tot i això, segur que has vist que hi ha altres aplicacions i eines que fan aquests organigrames, com és el cas de Canva , per exemple. Aleshores, per què escollir Word en lloc d'una eina més enfocada al disseny?
Un dels principals avantatges per què utilitzar Word en lloc d'una altra eina és per la seva accessibilitat . Moltes persones tenen accés a Word i saben utilitzar-lo, per la qual cosa aprendre a crear un organigrama no els serà complicat, ni de bon tros.
Això no obstant, també és perquè pots modificar-lo i editar-lo rà pidament, a més d'integrar-lo en altres documents.
T'animes a crear organigrames a Word?